Case Study · Deal Factory
Führender Anbieter im MICE- & Hospitality-Segment
Wie Deal Factory versteckte Umsatzverluste im Vertrieb aufdeckte und den gesamten Revenue-Prozess neu aufsetzte
Von verlorenen Leads über langsame Angebotserstellung bis hin zu komplexen Produkten und statischem Pricing: Deal Factory analysierte den bestehenden Vertriebsprozess eines MICE- und Hospitality-Anbieters vollständig und entwickelte daraus einen schnelleren, messbaren und skalierbaren Revenue-Prozess.
Zentrale Erkenntnis
≈ 0 %
der vermeintlich verlorenen Leads waren weiterhin qualifiziert und bereit für ein Angebot.
< 30 Min.
Speed-to-Lead
< 15 Min.
bis zum Angebot
10 Jahre
Buchungsdaten
Projekt auf einen Blick
Branche
MICE / Hospitality
Projektfokus
Revenue & Sales Optimization
Analyse
360° Vertriebsanalyse
Zentrale Hebel
Lead Conversion · Offer Speed · Product Design · Dynamic Pricing
Erkenntnis
Fast 30 % vermeintlich verlorener Leads waren weiterhin qualifiziert.
Die Ausgangssituation
Umsatz ging nicht aufgrund fehlender Nachfrage verloren.
Das Unternehmen verfügte über einen konstanten Strom qualifizierter Anfragen. Trotzdem blieben erhebliche Umsatzpotenziale ungenutzt. Deal Factory startete deshalb nicht mit Trainings oder neuen Sales-Techniken, sondern mit einer vollständigen 360°-Analyse des bestehenden Vertriebsprozesses.
Das Ergebnis: An mehreren Stellen des Revenue-Prozesses gingen systematisch Umsatz und Marge verloren.
Problem 1
Qualifizierte Leads wurden vorschnell abgeschrieben.
Die Analyse zeigte, dass zahlreiche Leads trotz konkreter und grundsätzlich qualifizierter Anfrage ohne nachvollziehbaren Grund auf „Lost“ gesetzt wurden. Zur Überprüfung kontaktierte Deal Factory ausschließlich die vermeintlich verlorenen Leads der vergangenen zwei Wochen erneut.
≈ 0 %
der vermeintlich verlorenen Leads waren weiterhin qualifiziert und bereit für ein Angebot.
Damit wurde unmittelbar sichtbar, dass nicht die Leadqualität das Problem war. Der bestehende Vertriebsprozess verlor potenzielle Kunden, bevor überhaupt ein belastbares Angebot erstellt wurde.
Lösung 1
Kein qualifizierter Lead bleibt unbearbeitet.
Deal Factory überarbeitete den kompletten Inbound-Prozess und führte einen verbindlichen Vertriebsstandard ein: Jeder neue Lead wird innerhalb von maximal 30 Minuten telefonisch kontaktiert. Zusätzlich erhielt jeder Agent einen strukturierten Qualifizierungsprozess.
- 1
Inbound Lead
- 2
Kontakt innerhalb von 30 Minuten
- 3
Vorgegebenes Qualifizierungsgespräch
- 4
Bedarf und Budget erfassen
- 5
Angebot erstellen
- 6
Follow-up
- 7
Booking
Wichtig
Kein Lead durfte mehr ohne nachvollziehbaren Grund aus dem Vertriebsprozess entfernt werden. Lost Reasons wurden klar definiert und dokumentiert.
Problem 2
Die Angebotserstellung war zu langsam und zu kompliziert.
Selbst qualifizierte Interessenten mussten unnötig lange auf ein Angebot warten. Die Angebotserstellung war abhängig von zahlreichen manuellen Informationen, Abstimmungen und individuellen Berechnungen.
längere Reaktionszeiten
höherer administrativer Aufwand
inkonsistente Angebote
unnötige Rückfragen
längere Sales Cycles
erhöhtes Risiko, Interessenten an Wettbewerber zu verlieren
Das neue Ziel
Vom Sales Call zum Angebot in maximal 15 Minuten.
Nennt ein Interessent seine Anforderungen, soll der Sales Agent bereits im Gespräch einen belastbaren Preis nennen können.
15
Minuten
Zielzeit für den Versand des vollständigen Angebots nach dem Gespräch.
Problem 3
Nicht der Angebotsprozess war zu kompliziert – sondern das Produkt.
Die langsame Angebotserstellung war nur ein Symptom eines tieferen Problems: Die Produkt- und Leistungsstruktur war stark fragmentiert. Zu viele Einzeloptionen mussten individuell kombiniert und kalkuliert werden – Komplexität für Sales Agents und Kunden gleichermaßen.
Vorher
Einzelleistungen, individuell kombiniert und kalkuliert.
Nachher
Klar kalkulierbare, sofort kommunizierbare Pakete.
Lösung 3
Aus Einzelleistungen wurden verständliche Pakete.
Deal Factory vereinfachte und standardisierte die Produktstruktur. Statt zahlreiche Einzelleistungen manuell zusammenzustellen, entstanden klare Pakete.
Raum-Paket
Raum und grundlegende Veranstaltungsleistungen in einer klar kalkulierbaren Lösung.
Raum + Catering
Veranstaltungsraum inklusive standardisierter Catering-Optionen.
Medienpaket
Technik, Audio, Präsentation und weitere Medienleistungen als buchbares Paket.
- Angebote schneller erstellen
- Preise transparenter kommunizieren
- Cross- und Upselling vereinfachen
- Entscheidungen für Kunden erleichtern
- Sales Agents beraten sicherer
Von Product Design zu Revenue Design
Einfachere Produkte erzeugen schnellere Kaufentscheidungen.
Weniger Komplexität
schnellere Preisfindung
schnellere Angebote
weniger Kaufbarrieren
höhere Conversion
Problem 4
Die Nachfrage schwankte – die Preise nicht.
Deal Factory analysierte historische Buchungsdaten, Preise, Auslastung, Buchungszeiträume und saisonale Nachfrage über einen Zeitraum von zehn Jahren.
0
Jahre Daten
Buchungen, Preise, Auslastung, Buchungszeiträume und saisonale Nachfrage als Basis der Analyse.
Nachfrage im Jahresverlauf
Statisches Pricing über alle Perioden: Margenpotenziale in starken Zeiträumen und Auslastungspotenziale in schwächeren Monaten blieben ungenutzt.
Lösung 4
Dynamic Pricing statt statischer Preise.
Deal Factory entwickelte ein dynamisches Pricing-Modell auf Basis der historischen Nachfrage- und Auslastungsdaten. Preis und Nachfrage wurden dadurch wesentlich intelligenter miteinander verbunden.
Hohe Nachfrage
Höhere Preise und stärkere Margenabschöpfung.
Normale Nachfrage
Standardpreise.
Niedrige Nachfrage
Attraktivere Preise zur gezielten Auslastungssteigerung.
Der neue Revenue-Prozess
Vom Lead bis zum optimalen Preis.
Lead
Neue Anfrage geht ein.
Speed-to-Lead
Kontakt innerhalb von maximal 30 Minuten.
Qualification
Standardisiertes Qualifizierungsgespräch.
Product Selection
Auswahl standardisierter Leistungspakete.
Pricing
Preis auf Basis von Produkt, Termin und erwarteter Auslastung.
Offer
Angebot innerhalb von maximal 15 Minuten.
Follow-up
Strukturierter Follow-up-Prozess.
Booking
Abschluss und Übergabe in die operative Durchführung.
Die Ergebnisse
Belegbare Kennzahlen und qualitative Resultate.
≈ 30 %
der vermeintlich verlorenen Leads waren weiterhin qualifiziert.
< 30 Min.
Zielzeit für die Erstkontaktierung neuer Inbound Leads.
< 15 Min.
Zielzeit für die Angebotserstellung nach dem Qualifizierungsgespräch.
10 Jahre
historische Buchungs- und Preisdaten als Grundlage für das neue Pricing-Modell.
- deutlich strukturierterer Inbound-Vertrieb
- bessere Lead-Nachverfolgung
- transparente Lost Reasons
- schnellere Angebotserstellung
- einfachere Produktstruktur
- verbesserte Customer Experience
- bessere Auslastungssteuerung
- höhere Margenpotenziale in starken Nachfrageperioden
- bessere Wettbewerbsfähigkeit in schwächeren Perioden
Der entscheidende Perspektivwechsel
Nicht mehr Leads. Mehr Umsatz aus bestehenden Leads.
Viele Unternehmen versuchen Wachstum vor allem über zusätzliche Marketingbudgets zu erzeugen. In diesem Projekt lag der größere Hebel innerhalb des bestehenden Revenue-Prozesses.
Was Deal Factory hier optimiert hat
Lead Management
Kein qualifizierter Lead geht unnötig verloren.
Sales Velocity
Kontakt und Angebot werden radikal beschleunigt.
Product Design
Komplexe Einzelleistungen werden zu einfach kaufbaren Angeboten.
Conversion
Jede Stufe des Funnels wird messbar und optimierbar.
Pricing
Preise orientieren sich an realer Nachfrage und Auslastung.
Was dieses Projekt besonders macht
Sales Optimization endet nicht beim Sales Team.
Deal Factory betrachtete nicht nur Gesprächsführung oder Closing. Optimiert wurde das gesamte kommerzielle System:
Wer nur den Vertrieb trainiert, optimiert einen Teil des Problems. Wer den gesamten Revenue-Prozess optimiert, verändert das Geschäftsmodell.
Wie viel Umsatz verlieren Sie heute innerhalb Ihres bestehenden Vertriebsprozesses?
Deal Factory analysiert den gesamten Revenue Funnel – von Leadgenerierung und Qualifizierung bis zu Angebot, Conversion und Pricing.